En Colombia, la gestión de propiedad horizontal está regulada por normas que exigen una serie de documentos e informes que deben mantenerse actualizados y disponibles. Esto no solo garantiza la transparencia, sino que previene sanciones legales y mejora la confianza entre propietarios, residentes y entes de control.

Este blog te brinda una checklist completa y actualizada al 2025 con todos los documentos e informes obligatorios que deben estar al día en tu conjunto residencial. Si eres administrador, contador o miembro del consejo, guarda esta información: te puede ahorrar multas, dolores de cabeza y malos entendidos.

¿Por qué es importante tener esta documentación al día?

•  Cumplimiento normativo ante la Ley 675 de 2001 y el régimen contable NIIF.
  
  

•  Transparencia con la comunidad y control fiscal.
  
  

•  Facilita auditorías, conciliaciones bancarias y procesos contables.
  
  

•  Previene fraudes, desorden financiero y conflictos internos.
  
  

•  Mejora la reputación de la administración y la toma de decisiones.
  
  

  
  
  

Checklist de documentos e informes obligatorios para 2025

1. Estados Financieros (Mensuales, Trimestrales y Anuales)

• Contenido: Balance general, estado de resultados, flujo de caja.

• Base normativa: NIIF para Pymes.

• Tip: Usa software como CODI para generar estos informes automáticamente.
  
  

2. Presupuesto anual aprobado en asamblea

• Debe estar soportado y publicado para todos los propietarios.
  
  

• Incluye gastos de funcionamiento, mantenimiento y reservas.

  
  
  

3. Libro de actas (asamblea y consejo de administración)

• Registro físico o digital con firmas de asistentes y decisiones aprobadas.
  
  
  

4. Certificados de pago de administración y cartera actualizada

• Documento base para cobros jurídicos o conciliaciones.

• Requiere respaldo de facturación electrónica válida.
  
  
  

5. Informe de cartera vencida

• Detalle de propietarios morosos, valores, fechas y estado de cobro.

• Es clave para presentar en asambleas y ante revisores fiscales.
  
  
  

6. Conciliaciones bancarias mensuales

• Comprobantes que validan ingresos y egresos vs movimientos reales.

• Fundamental para garantizar control financiero.
  
  
  

7. Contratos con proveedores y pólizas de seguros

• Copias firmadas, vigentes y registradas. Incluye vigilancia, mantenimiento, seguros de zonas comunes, etc.
  
  
  

8. Declaración de renta y retención en la fuente (si aplica)

• A nombre del NIT del conjunto. Incluye pagos a contratistas o trabajadores.
  
  
  

9. Certificación de cumplimiento de obligaciones laborales (si aplica)

• Pago de seguridad social, nómina, ARL y parafiscales si el conjunto tiene empleados directos.
  
  
  

10. Registro de visitantes, incidentes y novedades de vigilancia

• Control que puede pedirse ante una inspección por seguridad o convivencia.
  
  
  

11. Licencia de funcionamiento de ascensores o equipos especiales

• Soporte de mantenimiento, inspección periódica y pólizas.
  
  
  

12. Plan de emergencia y contingencia actualizado

• Incluye evacuación, riesgos eléctricos, sismos, incendios y contactos de primeros auxilios.
  
  
  

¿Y cómo llevar este control sin morir en el intento?

Gestionar todos estos documentos de forma manual puede ser desgastante y propenso a errores. Por eso, CODI te permite digitalizar, automatizar y tener todo al día desde una sola plataforma:

•  Subida de documentos organizados por carpetas

• Alertas para renovaciones y reportes vencidos

• Generación automática de informes contables y de cartera

• Accesos para revisores fiscales y consejos

• Control documental seguro y en la nube

Recomendaciones prácticas

•  Revisa mensualmente tu checklist de cumplimiento

• Usa una carpeta digital centralizada (mejor si está en la nube)

• No esperes a la asamblea para preparar documentos clave

•  Automatiza todo lo que puedas con herramientas como CODI

• Guarda respaldos legales y contables por mínimo 5 años